3. Organisation

3.1. Équipes

Les sociétés intégrées au sein des fonds le sont de manière à créer un ensemble diversifié, dont la taille en nombre de membres (entrepreneurs-fondateurs) associés du fonds est: (i) suffisamment restreinte pour que tous ses membres puissent s’exprimer convenablement lors des réunions hebdomadaires; et (ii) suffisamment grande pour que cela mérite de créer un fonds et permette à ses investisseurs (dont les membres) d’obtenir un niveau de diversification suffisant.

Les fonds représentent une équipe pour les membres de LFA, qui portent tous la marque du réseau. Tous les membres de LFA sont membres d’un et d’un seul fonds et sont encouragés à participer aux réunions hebdomadaires, structure de base de fonctionnement du réseau. 

Les fonds ne sont pas un lieu hiérarchiquement organisé. Les entrepreneurs rejoignant le réseau LFA intègrent un fonds dans le but de le développer. Tout apport extérieur venant des entreprises, un point de vue différent, des techniques innovantes, sont les bienvenues et se doivent d’être accueillies avec le plus grand intérêt.

Un pacte d’associés est signé entre les entrepreneurs fondateurs du fonds. Il défini les règles de fonctionnement, de conduite, de répartition et rachat de parts ainsi que les sanctions pour non respect de ces règles. Ce pacte est secret et permet de gérer entre fondateurs les différends qu’ils peuvent être amenés à négocier. Le Conseil Consultatif est invoqué comme juge indépendant lorsque cela est nécessaire.

Le fonds est administré par une société indépendante appartenant au réseau. Ainsi la gestion administrative financière et juridique des startups est par défaut externalisée aux consultants du réseau n’appartenant pas au fonds en question. Cela conforte les investisseurs et tous les membres ayant des parts du fonds, que les finances sont gérées, contrôlées et validées par un intervenant extérieur.

3.2. Structure d’organisation

Ce type d’organisation se doit d’être extrêmement organisé et structuré. Elles suivent le processus d’organisation déterminé à l’avance et accepté par tous les membres du fonds.

Origine

La structure d’organisation proposée pour les fonds (structure de base du réseau LFA) est le résultat de longues recherches. Il sera amélioré continument par la pratique et le renouvellement des fonds. Leur durée limitée permet de bâtir, faire vivre et déconstruire en une période assez brève pour en tirer des leçons applicables. L’inspiration provient essentiellement des réseaux et cercles d’influence, des réseaux professionnels, du sytème d’holacratie et de modèles de structures non hiérarchiques basées sur le biomimétisme.

3.2.1. Groupes

Cette organisation est structurée en groupes (parfois appelés réseaux, tribus ou cercles). Il y a 3 types de groupes:

  • Groupes de projet
  • Groupes de compétence
  • Groupes d’expertise

Il y a 5 projets (soit 5 startups), 5 compétences et 5 expertises. Les 5 compétences sont:

  1. Marketing
  2. Développement
  3. Organisation
  4. Opérations
  5. Commercial

Chaque entrepreneur se situe dans 1 groupe de projet précis, 1 groupe de compétence précis et un ou plusieurs groupes d’expertise en fonction de ses domaines d’expertise. Les groupes de compétences se différencient des groupes d’expertise en ce sens qu’ils représentent une compétence en matière d’organisation et de gouvernance, correspondant à l’expertise en question: il s’agit de décider. L’équipe accepte les décisions prises par les membres dans leur domaine de compétence.

Ce qui crée le maillage bi-dimensionnel ci-dessous avec en colonnes les 5 groupes de projet et en lignes les 5 groupes de compétence :

Structure d’organisation du fonds

Chaque entrepreneur appartient au moins à 2 groupes: un groupe de projet et un groupe de compétence. Il y a 25 entrepreneurs, chacun prenant une case à l’intérieur de l’organisation. Cela ne veut pas dire que l’entrepreneur réserve son temps strictement à cette partie. Il est encouragé à accompagner l’ensemble des projets sur toutes les expertises dont celles sur lesquelles il pourra se former grâce à la formation partagée.

Compétences

La compétence ne correspond pas nécessairement à la qualification technique de l’entrepreneur (qui est appelée expertise) mais à sa responsabilité et au rôle qu’il tient dans l’équipe.

La responsabilité est liée à la compétence en tant que telle (par exemple pour le marketing: réaliser des études de marché, comprendre la psychologie des clients potentiels, évaluer un besoin). Il s’agit d’organiser les tâches, apprendre des experts et prendre des décisions. Le groupe de projet accepte les décisions prises par chaque membre dans sa compétence.

Le rôle correspond à une position bien déterminée dans l’organisation du groupe:

  • Marketing: réalisation d’études stratégiques et d’études de marché pour construire, en communication constante avec la R&D, un produit en réponse à la demande, actuelle ou future.
  • Développement (R&D): en relation avec le marketing, l’équipe développement répond à la demande par l’innovation, en apportant des solutions concrètes au besoin du marché.
  • Organisation: gestion de projet, animation de l’équipe pour fluidifier la communication, décisions stratégiques sur le fonctionnement du projet.
  • Opérations: industrialisation de la solution, gestion des indicateurs clés de performance, optimisation des marges (en première ligne pour répondre au scaling et à la réplicabilité du modèle).
  • Commercial: vente, communication, contact clients (obtention de retours dans une démarche d’amélioration continue), relations publiques et relations presse.

Rotations

Les groupes de compétence changent tous les 6 mois, soit après chaque grand jalon :

  1. prototype
  2. résultats préliminaires
  3. business plan V2
  4. levée de série A
  5. plan de liquidation

Ils suivent le cycle de rotation indiqué dans le schéma ci-dessus, soit marketing – puis développement – organisation – opérations – commercial pour revenir au marketing. Ainsi un entrepreneur commençant initialement par le rôle de commercial sera en marketing 6 mois plus tard.

Échanges

Pour les groupe de projets, il y a également une rotation tous les 6 mois mais elle nécessite la volonté de 2 personnes au sein d’un groupe de compétence d’interchanger leurs projets.

La rotation des projets n’est pas obligatoire mais est encouragée dans la mesure où l’échange de projets permet le renouvellement des groupes. Ainsi l’apport d’une qualité nouvelle est permise de cette manière. D’autre part, les groupes de compétences sont uniformes tout au long de la vie du fonds. Seules les équipes de projets changent.

Intégrer une équipe projet ne veut pas dire travailler exclusivement sur un projet spécifique. Il s’agit de participer de manière active sur un projet spécifique et de garder une focalisation sur ce projet.

Chaque entrepreneur est toujours encouragé à échanger et à développer ses connaissances. Ce qui veut dire partager avec les autres, enseigner, former et être formé au sein des groupes, sur toutes les compétences, les projets et les expertises.

3.2.2. Réunions

Les groupes se réunissent une fois par semaine. Ils peuvent inviter un membre d’un autre groupe s’ils considèrent que sa présence peut être utile à la réunion. Un membre a le droit de participer à la réunion d’un autre groupe s’ils l’acceptent. Ainsi les réunions hebdomadaires sont organisées au moins une semaine à l’avance et affichées sur un calendrier accessible à tous les membres du fonds.

Fonctionnement des réunions

Une réunion commence par une présentation. Chaque membre a le droit de s’exprimer, à tour de rôle, sans qu’un autre membre ait la possibilité de lui reprendre la parole.

Assemblées

Les équipes, soit tous les associés d’un fonds, se réunissent une fois toutes les deux semaines. La réunion de l’équipe, appelée assemblée, est organisée par ses officiers, dont les deux rôles principaux sont:

  • Président: préside l’assemblée, donne la parole, peut la reprendre si cela est jugé convenable en accord avec les règles de fonctionnement de l’assemblée.
  • Secrétaire: prend le compte rendu de l’assemblée et note les résultats des décisions collectives.

Les parties prenantes d’une startup (employés, stagiaires) ou membres du conseil consultatif peuvent participer à une assemblée sur invitation uniquement. Dans ce cas l’assemblée sera appelée assemblée ouverte car aucune information confidentielle ne pourra y être divulguée. Les participants non associés n’auront pas, sauf mention contraire expresse, la possibilité de s’exprimer.

3.2.3. Initialisation des groupes

À l’arrivée d’un nouveau membre, ses groupes de projet et de compétence sont déterminés selon la matrice ci-dessous. Elle est établie de manière à éviter que deux membres arrivés l’un après l’autre ne se retrouvent initialement dans un même groupe.

Détermination des groupes initiaux

Les groupes d’expertise sont déterminés selon le même schéma que les groupes de compétence (mkt, dev, orga, op, com). Un membre peut appartenir à plusieurs groupes d’expertise.

3.3. Conseil Consultatif

Nous avons parlé du Conseil Consultatif sans plus de détail. Il est constitué de personnes qui n’appartiennent pas au fonds en tant qu’entrepreneurs. Ce sont des personnes expérimentées, en lien ou non avec les startups. Le Conseil Consultatif est là pour conseiller, aiguiller et échanger avec les entrepreneurs. Il peut donner un regard neuf, extérieur, permettant aux entrepreneurs de prendre de la hauteur.

Les membres du Conseil Consultatif sont dûment sélectionnés par les associés et validés par le président. Le CC peut être sub-divisé en groupes liés aux groupes de projet, compétence et expertise.

Cet organe essentiel à la vie du fonds et de ses projets est un atout de taille pour l’image du fonds auprès des investisseurs. Il permet de sceller l’ouverture de point de vue des entrepreneurs dans l’organisation. De plus, le Conseil Consultatif est activement employé dans la gestion des conflits entre 2 membres du fonds. Il agit alors en arbitre: un premier membre (accusateur) choisit un arbitre (non investisseur) dans le CC, un second (défenseur) en choisit un autre. Les 2 arbitres sélectionnent un arbitre indépendant dans le CC pour arbitrer sur le différend.

Organes de gouvernance
LFA